UNDP-Beschaffungsvorschriften

Das Beschaffungswesen ist der Gesamtprozess der Beschaffung von Waren, Bau- und Dienstleistungen, der alle Funktionen von der Bedarfsermittlung über die Auswahl und Einholung von Angeboten, die Vorbereitung und Vergabe von Aufträgen und alle Phasen der Vertragsverwaltung bis zum Ende eines Dienstleistungsvertrags oder der Nutzungsdauer einer Anlage umfasst.

Als öffentliche Organisation, der Gebermittel anvertraut werden und die sich der Unterstützung von Entwicklungsländern verschrieben hat, hält sich UNDP an die folgenden Grundsätze:

• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis bedeutet, dass das Angebot ausgewählt wird, das die optimale Kombination aus Lebenszykluskosten und -nutzen bietet, die den Bedürfnissen der Endnutzerinnen und -nutztern entspricht. Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ist das Ergebnis mehrerer Faktoren, darunter Qualität, Erfahrung, der Ruf des Anbieters und Parameter, die messen, wie gut die Ware oder Dienstleistung es der Organisation ermöglicht, ihre sozialen, ökologischen oder anderen strategischen Ziele zu erreichen.
• Fairness, Integrität und Transparenz, die sicherstellen, dass die Wettbewerbsverfahren fair, offen und regelbasiert sind. Alle potenziellen Anbieter sollten gleich behandelt werden, und das Verfahren sollte klare Bewertungskriterien, unmissverständliche Ausschreibungsanweisungen, realistische Anforderungen sowie leicht verständliche Regeln und Verfahren enthalten.
• Wirksamer internationalen Wettbewerb. Darunter ist zu verstehen, dass alle potenziellen Anbieter rechtzeitig und angemessen über die Anforderungen des UNDP informiert werden und gleichberechtigt die Möglichkeit haben, sich an Beschaffungsmaßnahmen zu beteiligen, und dass sie nur dann eingeschränkt werden, wenn dies zur Erreichung der Entwicklungsziele des UNDP unbedingt erforderlich ist.
• Im besten Interesse von UNDP, was bedeutet, dass alle Geschäftsvorgänge mit den Mandaten und Grundsätzen von UNDP und der Vereinten Nationen übereinstimmen müssen

Das Beschaffungswesen des UNDP basiert auf Ausschreibungsverfahren. Je nach Art, Komplexität, Größe und Wert des Projekts und seiner Beschaffungselemente werden üblicherweise folgende Ausschreibungsmethoden verwendet:

Mikro-Beschaffung

Micro-Purchasing ist eine vereinfachte und informelle Beschaffungsmethode, die für den Kauf leicht verfügbarer Waren, standardisierter Dienstleistungen und kleinerer Arbeiten gedacht ist und bei der die Auftragssummen voraussichtlich 10.000 US-Dollar nicht überschreiten werden. Micro-Purchasing kann durch die Einholung von Angeboten von mindestens zwei Anbietern durchgeführt werden, wobei der Zuschlag auf den niedrigsten verfügbaren Preis erfolgt.

Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFQ)

Eine RFQ ist eine informelle Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, in der Regel für Waren/Dienstleistungen/Bauarbeiten mit einem Wert zwischen 10.000 und 200.000 US-Dollar. Es werden Preise und andere Geschäftsbedingungen angefordert, und der Zuschlag wird auf das preisgünstigste, technisch akzeptable Angebot erteilt.

Aufforderung zur Angebotsabgabe (ITB)

Eine ITB ist eine förmliche Aufforderung zur Angebotsabgabe, in der Regel in Verbindung mit klar und präzise definierten Anforderungen und einem geschätzten Beschaffungswert von 200.000 US-Dollar oder mehr. Normalerweise ist der Preis das einzige Kriterium für die Vergabe. Wenn alle technischen Kriterien erfüllt sind, erhält das günstigste Angebot den Zuschlag.

Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP)

Eine Ausschreibung ist eine förmliche Aufforderung zur Einreichung eines Angebots, in der Regel im Zusammenhang mit nicht klar oder präzise definierbaren Anforderungen an Dienstleistungen, deren geschätzter Beschaffungswert mehr als 10.000 US-Dollar beträgt. Der Preis ist nur einer von mehreren Faktoren, die zu den Bewertungskriterien gehören. Den Zuschlag erhält der qualifizierte Bieter, dessen Angebot im Wesentlichen mit den in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Anforderungen übereinstimmt und der als derjenige mit den niedrigsten Kosten für das UNDP eingestuft wird.

In einigen Fällen wird vom Wettbewerb abgewichen und eine Direktvergabe durchgeführt. Dies ist in der Regel der Fall, wenn ein langfristiges Abkommen (Long-Term Agreement - LTA) besteht, entweder auf globaler Ebene (Zentrale) oder auf lokaler Ebene (auf Ebene der Länderbüros).

Evaluierungsprozess

Die Bewertung ist der Prozess der Beurteilung von Angeboten und eingereichten Vorschlägen in Übereinstimmung mit festgelegten Bewertungsmethoden und -kriterien mit dem Ziel, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Das Verfahren wird auf faire und transparente Weise durchgeführt, um die Gleichbehandlung aller Bieter zu gewährleisten.

Der Bewertungsausschuss besteht aus drei bis fünf Mitgliedern, je nach Art, Komplexität und Wert der Beschaffungsmaßnahme. Den Vorsitz des Bewertungsausschusses führt eine erfahrene Person, in der Regel ein Mitglied der UNDP-Programmabteilung. Die Zusammensetzung des Evaluierungsausschusses wird von der UNDP-Leitung in dem betreffenden Land genehmigt.

Bei der Auswahl der Mitglieder des Evaluierungsteams wird die Art der durchgeführten Beschaffung berücksichtigt. Vertreter des Geldgebers, der auftraggebenden Organisation oder nationale Vertreter dürfen nur als Beobachter am Evaluierungsprozess teilnehmen. Alle Beobachter und Teilnehmer des Evaluierungsteams unterzeichnen eine Erklärung zur Unparteilichkeit.

Einspruch

Das Protestverfahren des UNDP bietet Personen oder Firmen, die im Rahmen eines wettbewerblichen Vergabeverfahrens keinen Zuschlag erhalten haben, die Möglichkeit, Einspruch zu erheben. Für den Fall, dass Antragstellende der Ansicht sind, dass sie nicht fair behandelt wurden, finden Sie unter dem folgenden Link weitere Einzelheiten zum Protestverfahren des UNDP. Bitte konsultieren Sie die UNDP Policy against Fraud and other Corrupt Practices.

Verwandte Seiten und Dokumente