Les méthodes actuelles de concervation des actes d'état civil ne sont pas toujours fiables. 

Les élections communales de 2019 ont permis d’opérationnaliser le fonctionnement des 117 communes du Togo. En dehors de la dizaine de communes déjà existantes, la majorité des communes sont à leur début avec des défis divers parmi lesquels figure la question de l’état civil. Les partenaires au développement sont engagés aux côtés du gouvernement pour y apporter des solutions.

Comment en sommes nous arriver à l’état civil ?

A la question d’identifier les thématiques auxquelles devrait s’intéresser le laboratoire d’accélération pour son second cycle, l’exploration nous a conduit sur diverses pistes. A la suite des discussions et analyses, un consensus s’est dégagé autour de la problématique de la délivrance des actes administratifs au Togo. Cette question d’envergure nationale bien qu’ayant tout le mérite d’avoir obtenu le consensus des acteurs était bien grande pour être abordée durant un cycle du laboratoire d’accélération (exploration, cartographie des solutions et expérimentation) dont la durée varie entre 3 et 9 mois. Nous avons finalement circonscrit la problématique à une échelle qui permettrait d’expérimenter quelque chose d’innovant au niveau local avec l’espoir de faire bouger les lignes. Nul ne contestera le fait que le premier service public délivrant un acte à un individu dès sa naissance est celui de l’état civil. Le choix était d’expérimenter d’abord avec les centres d’état civil.

Quel type d’innovation pour des centres d’état civil aux réalités différentes ?

Au début de ce billet, j’évoquais la dynamique de décentralisation qui avait permis l’opérationnalisation des nouvelles communes. Qui dit commune, dit état-civil mais alors, comment introduire de l’innovation sur une problématique d’identification des populations dans un contexte où selon le ministère de l’administration territoriale et des collectivités locales, au moins trois types de communes avaient été identifiées : urbaines, semi-urbaines et rurales. Avec les cinq régions et le grand Lomé, nous avions vite compris qu’une seule solution ne saurait s’appliquer sur toute l’étendue du territoire.

Une des particularités de l’approche des laboratoires est d’identifier les solutions locales disponibles et qui permettent de résoudre les défis d’une thématique explorée. Mais qui s’intéresserait à trouver des solutions pour les centres d’état civil sans savoir si elles seraient utilisées par les autorités gouvernementales en charge ? Nous avons opté pour un concours d’innovation à l’endroit des startups locales, ONGs disposant de solutions permettant d’améliorer le service au sein des centres d’état civil et rapprochant le service des usagers. Sur la vingtaine de propositions reçues et évaluées conjointement par le lab, le ministère de l’administration territoriale, de la décentralisation et des collectivités locales, l’Union des communes du Togo, et le projet d’identification biométrique, quatre solutions ont émergé dont l’une prête à être expérimentée dans les régions Maritime et des Plateaux.

Que nous offre le cabinet PALM’S à travers KADODO ?

1. Une application collaborative permettant d’enregistrer les actes d’état civil (naissance, décès, mariages) et fournissant via un tableau de bord numérique des statistiques sur les performances de la commune pour la prise de décisions par le maire et le conseil municipal.
2. La possibilité de consulter en ligne la documentation nécessaire pour se faire établir son acte ou de le faire en envoyant un message vocal en langue locale via l’application « WhatsApp » dont le numéro est géré par un agent d’état civil.
3. Une collaboration étroite avec les autorités traditionnelles pour des notifications au cas où des naissances adviendraient dans des milieux où l’état civil n’y est pas implanté.
4. L’enregistrement sur l’application collaborative par la sage-femme ou tout autre personnel soignant dès la survenance d’une naissance ou un décès au sein du centre de santé ; les informations entrées permettront aux agents d’état civil de suivre et de relancer en cas de non-déclaration à l’état civil des naissances et décès dans les délais requis par la loi.
5. Une possibilité de consulter le statut d’avancement.
6. Un paiement mobile des services sollicités via un numéro fourni par le centre d’état civil.
7. Un système de notification par : email, sms ou message vocal aux parents disposant d’une déclaration de naissance / décès délivrée par l’agent de santé mais n’ayant pas fait établir l’acte de naissance / décès à l’état civil au bout de 10, 20, 30, 40 et 45 jours.

Qu’elles touchent au numérique, au processus de délivrance des actes, ou à la gestion des états civils des communes d’Aného 1 et Ogou 2, les innovations proposées à travers KADODO seront expérimentées sur une période de 4 mois et suivies par le laboratoire d’accélération et les partenaires. Quels en seront les résultats ? Nous vous tiendrons informés de tout le processus.

Avez-vous des suggestions et des expériences en matière d’état civil à partager avec nous ? Ce billet vous inspire-t-il ? N’hésitez pas à écrire à : acclab.tg@undp.org et suivez-nous sur le compte twitter du PNUD : @PnudTogo @UNDPAccLabs Togo