Kada se u 7 ujutro oglasi budilnik, počinje beskrajna bitka sa potrebom da se još koji minut odrema; posle nekog vremena, naglo otvorite oči: možda doručak na brzinu? Ne vredi, nema vremena, možda ćete nešto pregristi u hodu. Nađete ključeve od stana, dograbite spakovan ručak, izljubite se sa ukućanima i već ste u trku. Zvuči poznato? To vam je jutarnji špic iz 2019. godine.

U prvoj polovini 2020. godine, svet je započeo najveći eksperiment sa radom od kuće u istoriji, izazvan pandemijom COVID-19. Prelazak na rad od kuće naše kancelarije u Srbiji prošao je glatko, uz podršku tehnologije i video konferencija. Tokom prva četiri meseca, uspešno smo se izborili sa logističkim aspektima organizovanja letova 15 teretnih aviona koji su dopremili 720 tona preko potrebne medicinske opreme; pomogli smo u izradi novih digitalnih rešenja za borbu protiv ove bolesti; pozvali smo ljude da ponude nove ideje slanjem poziva za inovacije  u vreme krize. Moral je bio na visokom nivou. Dokazali smo da posao možemo uspešno da obavljamo sa bilo kog mesta. Rezultati rada naše kancelarije su se udvostručili, zaposleni su nas obaveštavali da su produktivniji kad rade od kuće, pa smo počeli da se pitamo: da li nam je kancelarija zaista potrebna?

U maju 2020. godine, epidemiološka situacija počela je da se popravlja, naši partneri su ponovo počeli da nas pozivaju na sastanke uživo i postepeno smo počeli da se vraćamo u kancelariju. To, međutim, nije dugo potrajalo. Novi talas epidemije korona virusa pogodio nas je u junu. Baš lepo, idemo opet sve iz početka!

Očigledno, bilo je vreme za nove strategije za ova teška vremena. Bilo nam je neophodno da bezbedno obavljamo posao i da očuvamo dobrobit naših zaposlenih na duže staze.

Dozvolite mi da sa vama podelim nešto o tome kako smo nalazili svoj put tokom ovog perioda prepunog izazova.

Zajedničkim naporima (zbogom počinjanju iz početka): 

Nemojte potcenjivati moć kolektivnog razmišljanja u neizvesnim vremenima. Prvo što smo uradili kako bismo se uhvatili u koštac sa ovom situacijom bilo je da pozovemo zaposlene da se dobrovoljno prijave za učestvovanje u radnoj grupi koja će osmisliti kako bi trebalo da izgleda naš rad. Glavni cilj ovog tima bio je da smisli plan za način funkcionisanja kancelarije u doglednoj budućnosti, barem dok ne bude postojala vakcina. Udružili smo znanje i iskustvo šestoro članova tima, koji su svu svoju kreativnost i energiju uložili da stvore jedan delotvoran plan. Rezultati su bili iznenađujući, počev od dizajniranja potpisa za poruke elektronskom poštom tematski vezanih za pandemiju virusa COVID-19 pa do rekonfiguracije kancelarije, kreiranja aplikacije za mobilne telefone kako bismo poboljšali međusobnu saradnju, i protokola za saradnju sa spoljnim partnerima, prilikom organizovanja događanja i putovanja. Zahvaljujući preporukama radne grupe, takođe smo osmislili paket za rad od kuće kako bi se zaposlenima pomoglo da svoje okruženje za rad od kuće učine što prijatnijim i produktivnijim.

Kao što je rekla naša stalna predstavnica za Srbiju Fransin Pikap, mi želimo da preformulišemo pitanje „povratka u kancelariju“ tako što ćemo izvući pouke iz ove krize da bismo se bolje pripremili za budućnost, umesto da se vraćamo u prošlost ili da osciliramo između kuće i kancelarije ravnajući se prema situaciji.

Premda se ne može poreći njegov negativan uticaj na živote ljudi, COVID-19 takođe nam je pružio mogućnost da unapredimo način rada, poboljšamo angažovanje i dobrobit zaposlenih, kao i njihov učinak.

Vraćamo se glavnom pitanju: da li nam je još uvek potrebna kancelarija? 

Zašto nam je potrebno da se ljudi vrate u kancelariju? Na početku krize, mnogi rukovodioci predviđali su da će učinak zaposlenih u znatnoj meri opasti dok rade od kuće; međutim, pokazalo se da to nije slučaj. U okviru ankete koju je sproveo Program Ujedinjenih nacija za razvoj (UNDP) u Srbiji tokom septembra 2020. godine, 62% zaposlenih odgovorilo je da od kuće rade podjednako efikasno kao u kancelariji, dok je 22% njih tvrdilo da rade čak i efikasnije od kuće. Kada smo zatražili od kolega da ukažu na pozitivne posledice rada od kuće, oni su spomenuli razne prednosti npr. da ne moraju da koriste prevoz do posla, da bolje upravljaju svojim vremenom, da se zdravije hrane itd. Ti su rezultati gotovo univerzalnog karaktera u svim globalnim anketama. Ukratko rečeno, većina zaposlenih koji su radili u kancelarijama dobro se prilagodila prelasku na rad u virtuelnoj sferi; u stvari, mnogi od njih uživaju u tome.   

Zašto onda ne ostati u virtuelnom režimu? 

Osam meseci od učestvovanja u slučajnom globalnom eksperimentu rada od kuće, vanredna situacija koja je zahtevala naše hitno angažovanje počela je da se smiruje, a onda je usledio „trenutak prosvetljenja“. Tehnologije koje su rad od kuće pretvorile u moguću realnost takođe su počele da uzimaju svoj danak. Granica između kancelarije i kuće postala je nejasna, organizacije su počele da preteruju sa virtuelnim sastancima u nastojanjima da stvore osećaj jedinstva u okviru tima, a naši domovi su počeli da se pretvaraju u kancelarije i škole.

U okviru iste ankete koju je sprovela Kancelarija UNDP-a u Srbiji, kada smo od zaposlenih zatražili da ukažu na negativne posledice rada od kuće, među problemima na koje su članovi tima najčešće ukazivali bilo je to što im nedostaje saradnja sa kolegama. Ne smemo potceniti moć slučajnih susreta koji ljudima omogućavaju da saznaju nešto novo, da se povežu sa kolegama i da se osećaju kao važan deo celine. Među drugim posledicama koje su pomenute bili su pomanjkanje timskog kritičkog razmišljanja i razmene ideja, izolacija, nedostatak uvažavanja i teškoće u integrisanju novih zaposlenih u kolektiv.

Najbolje od oba sveta? 

Budućnost rada iz kancelarije nedavno je postala kontroverzna tema. Organizacije se sada nalaze u procepu, mnoge koje su želele da se njihovi zaposleni vrate u kancelarije, ali nisu u stanju da to izvedu na bezbedan način, počele su da primenjuju jedan hibridni model. Bilo da se ovaj pristup sprovodi principom rotacije ili organizovanjem radnog vremena na takav način da nisu svi članovi tima istovremeno prisutni u kancelariji, već im se smene delimično preklapaju, smatram da ovakva praksa preti da rezultira spojem onih najgorih aspekata obe opcije.

Kancelarije su počele da nalikuju zoni vojnih operacija; stvari tako stoje kada se ima u vidu da kancelarije i zajednički prostori prolaze kroz rekonfiguraciju, uz razna ograničenja. Nošenje maski tokom dugih perioda za vreme sastanaka predstavlja još jedan neugodan izazov. Sve ovo će neizbežno ograničiti mogućnosti neformalnih kontakata, što je glavni razlog vraćanja zaposlenih u kancelarije.

Što se tiče Kancelarije UNDP-a u Srbiji, odlučili smo da povratak u kancelariju bude stvar dobrovoljnog izbora. Zahvaljujući aplikaciji koju su osmislile naše kolege u Tech Cell-u, zaposleni su sada u mogućnosti da vide ko je u kancelariji u koje vreme, te da samoinicijativno odluče kada da se priključe i sarađuju.

Onda, šta je budućnost savremene kancelarije?

Korporativni svet podeljen je na dva tabora. Kompanije poput Tvitera, Gugla i Fejsbuka objavile su da će rad od kuće za njih biti stalan izbor. S druge strane, neke kompanije traumatizovane su nesrećnim istorijatom sopstvenog iskustva sa radom od kuće.  

U intervjuu za Njujork tajms, direktor Majkrosofta upozorio je na implikacije trajnog usvajanja rada od kuće, izražavajući bojazan da bi teško stečeni društveni kapital mogao početi da se osipa kada svi budemo radili na daljinu.

Paralelno sa izazovima koje predstavlja za članove tima, rad od kuće postavlja izazove i pred menadžere. Ti izazovi iziskuju jedan drugačiji stil upravljanja, svesni napor da se pruži ruka partnerima i članovima tima kako bi se održala snažna veza među njima.

Kao što strategija UNDP-a za zaposlene do 2030. godine lepo ukazuje, svaki zaposleni u okviru UNDP-a ima neki svoj interes. Stoga je od ključne važnosti da se ne zaboravi činjenica da se nadmećemo na globalnom tržištu za najbolje talente i da se zapitamo: šta zaposleni žele? U našoj lokalnoj anketi zaposleni su izrazili želju da budu u mogućnosti da nastave da rade uglavnom od kuće i kada prođe pandemija virusa COVID-19, ali su isto tako izrazili želju i da provode izvesno vreme u kancelariji posle pandemije.

Kancelarijska kultura iz vremena pre pandemije je stvar prošlosti. Prema anketi koju je sprovela firma Morgan Stenli, 74% kancelarijskih službenika vratili su se u svoje kancelarije, ali svega polovina njih je tamo pet dana u nedelji. Što duže traje pandemija, brži će biti prelazak na sporadično pojavljivanje u kancelariji, pri čemu kancelarija postaje mesto susreta, a ne drugi dom.

Da citiram tvit dopisnika Fajnenšel tajmsa Dejva Lija: „Kancelarija u koju odlaziš svakog dana ujutro, a iz nje izlaziš uveče? Tome svakako dolazi kraj. Ali – vreme saradnje? Okupiti sve ljude u nekom produktivnom prostoru da bi tamo radili nekoliko sati? Ogromna potreba za tim se pomalja na horizontu. Ja bih u to uložio velike pare.“

Smatra se da virtuelna realnost kancelarija odražava kancelarijsku kulturu iz vremena pre pandemije. Kancelarije koje su dugo živele u silosima svuda će nositi sa sobom to nasleđe.

Jedno je sigurno: svet rada prošao je kroz vrata koja vode u jednom pravcu. Što se tiče šefova koji slede filozofiju tipa „Ako vidim ljude na poslu, onda znam da rade“ – smatram da je vreme da porazmisle o ispravnosti ovakvog pristupa. Treba da pomognemo zaposlenima da razvijaju veštine kako za rad od kuće tako i za rad u kancelariji, stvarajući virtuelne i fizičke prostore saradnje kako bismo se pripremili za kancelariju budućnosti.

Ako treba da se uhvatimo u koštac sa kompleksnim razvojnim izazovima današnjice, prvo se moramo zapitati: „Da li je naš način rada dovoljno fleksibilan da se brzo prilagodi na promene u spoljnom svetu i na nove realnosti?“