LocationsPiše: Dejan Buha, projektni menadžer projekta "Digitalna transformacija u javnom sektoru u BiH"
DigiBlog: Planiranje - prvi korak u procesu digitalne transformacije javnog sektora
14 November 2022
Dejan Buha
Digitalna transformacija i digitalizacija uprave su termini koji se u posljednje vrijeme mogu čuti na svim stranama – od reforme javne uprave, preko procesa pristupanja EU, pa sve do ekspozea ministara, načelnika lokalnih samouprava i preporuka domaćih i stranih stručnjaka u pravcu unaprjeđenja rada javnog sektora. Konsenzus o nužnosti ovog procesa nedvosmisleno postoji u Bosni i Hercegovini, međutim, kao i svi veliki transformativni procesi, i ovaj je često predmet različitih interpretacija i pristupa, koji često rezultiraju nepotpunim rješenjima i neispunjenim planovima. Iako je pandemija Covid – 19 u značajnoj mjeri poslužila kao katalizator, i usmjerila javni sektor štirom svijeta na ubrzano korištenje i primjenu novih tehnologija, javna uprava u Bosni i Hercegovini je, uprkos ostvarenom napretku, po međunarodnim izvještajima i analizama i dalje na samom početku puta.
Glavni faktori digitalne transformacije, na kojima se zasniva koncept uprave digitalnog doba, jesu, sa jedne strane, povećani zahtjevi i očekivanja građana, a sa druge povećani zahtjevi za konstantnim povećanjem vrijednosti (public value). Naravno, ovo podrazumijeva čitav niz uzajamno zavisnih procesa, koji zajedno čine sistem sposoban da “iznese” ovu viziju.
Projekat „Digitalna transformacija u javnom sektoru u Bosni i Hercegovini“ kreiran je upravo sa ciljem da podrži napore javnog sektora na putu ka upravi digitalnog doba, kroz podršku vlastima u Bosni i Hercegovini u promovisanju novih kapaciteta i korištenju tehnologije i inovacija na efikasniji i efektivniji rad i pružanje javnih usluga. Kroz naš rad pružamo podršku ključnim institucionalnim partnerima i sarađujemo sa institucijama svih nivoa u realizaciji strateških prioriteta, uvođenju digitalnih rješenja i stvaranju sistema e-uprave i elektronskih usluga, uz odgovarajuće resurse, znanja i vještine neophodne za njegovo uspješno funkcionisanje.
Kroz implementaciju projekta, uočili smo čest problem: iako rukovodioci i institucije javnog sektora imaju jasnu opredijeljenost za digitalnu transformaciju i svjesni su potrebe za istom, percepcija onoga što treba biti urađeno i, pogotovo, način na koji se treba raditi, variraju u značajnoj mjeri. Digitalna transformacija se poistovjećuje sa digitalizacijom ili informatizacijom, a njeno provođenje usko vezuje za nabavku opreme i raznih digitalnih rješenja. Iako proces digitalizacije, kao i izgradnja infrastrukture jesu bitan segment digitalne transformacije, nisu isključiv i dovoljan uslov. Kako praksa pokazuje, ovakav uži fokus često dovodi i do suprotnog efekta – kroz nabavku odvojenih digitalnih rješenja stvara se takozvani „špageti efekat“, gdje dijelovi sistema nisu kompatibilni i ne komuniciraju jedan sa drugim. Postavlja se i se pitanje resursa i načina na koji se započinje proces, i osigurava održivost aktivnosti na polju digitalne transformacije. Često se kao jedna od glavnih prepreka navodi nedostatak finansijskih sredstava, kadrova, te komplikovanih procedura i zakonodavnih/proceduralnih rješenja.
Zbog toga, odluke često mogu biti ograničene percepcijom ogromnih troškova (pretpostavka da sve što vodi ka digitalnim rješenjima zahtijeva skupu infrastrukturu), nabavkom paralelnih digitalnih rješenja i njihovom duplikacijom, te prevelikim oslanjanjem na tehnologiju i infrastrukturu.
Zašto je proces planiranja toliko važan? Prije svega, planiranje podrazumijeva detaljno sagledavanje postojećeg stanja, na sistematičan, sveobuhvatan i fokusiran način. Drugim riječima, neophodno je prvo znati čime raspolažemo, šta se od nas očekuje, i šta su nam glavni izazovi. Provođenje situacione analize definitivno predstavlja dobru strategiju za prevazilaženje izazova pogrešnog fokusa, neravnomjerno raspoređenih resursa, te nesistematične nabavke/troškova. S druge strane, situaciona analiza daje uvid u postojeće poslovne procese i procedure. Iznenađujuće je koliko se može postići kroz fokusirane intervencije i interne resurse, kroz uklanjanje uskih grla (npr. usklađivanje postojećih pravilnika, donošenje nedostajućih proceudra) i optimizaciju postojećih procesa i resursa. Dosta ovakvih intervencija zapravo je besplatno i zahtijeva angažman samo postojećeg kadra i stručnjaka za razne oblasti (pravni poslovi, ekonomski i razvojni odjel, ljudski resursi, nabavke, IT odjel) koji već rade u organizaciji. Treće, potrebno je biti svjestan da digitalna transformacija uključuje apsolutno sve procese i odjele jedne organizacije – neophodna je sinergija svih dijelova organizacije u planiranju, jer sama implementacija ima efekat na svaki dio organizacije.
Kroz ovakav fokus na pripremu i planiranje procesa digitalne transformacije, istražili smo globalne prakse i trendove, i uočili da je problem planiranja na nivou pojedinačne organizacije uprave i dalje aktuelan, čak i u najrazvijenijim zemljama svijeta. Izazovi i dalje ostaju isti, s tim što javne uprave zemalja koje su otišle dalje na put digitalne transformacije ovu vrstu planiranja već imaju kao standardnu praksu, uz punu svjesnost značaja ovog procesa i svih njegovih segmenata.
U pokušaju primjene ovog koncepta na bh. realnost, poseban fokus je stavljen na nivo jedinica lokalne samouprave koje su i pružaoci najvećeg broja usluga i komunikacije sa građanima, sa jedne strane, a suočavaju se sa najvećim izazovima kada je u pitanju budžet, infrastruktura i resursi, sa druge strane.
Kako bismo pokušali pomoći u savladavanju ovog izazova kod partnera, odlučili smo pokušati prilagoditi neku od postojećih praksi i metodologija koja se bavi istraživanjem digitalne spremnosti, te je izbor pao na metodologiju Svjetske Banke – Digital Governance Readiness Assessment – metodologiju koja procjenjuje digitalnu spremnost države odnosno njene uprave. Kako bi ovaj proces bio u potpunosti koristan partnerima, razvili smo i potpuno novi segment – Mapu puta za digitalnu transformaciju, koja, na bazi provedene analize digitalne spremnosti, definiše ključne prioritete, programe, aktivnosti i budžete za naredni period, uz definisanje akcionog plana, potpuno u skladu sa postojećom regulativom o strateškom planiranju.
Pristup je pilotiran u pet lokalnih samouprava u BiH – Grad Mostar, Grad Gradiška, Opčina Breza, Opčina Sarajevo Centar i Opčina Novo Sarajevo. Finalni proizvodi – Procjena digitalne spremnosti i Mapa puta za digitalnu transformaciju - ocijenjeni su kao vrlo uspješni, prvenstveno zbog činjenice da se prvi put radila detaljna analiza i popis postojećih resursa, procesa i kapaciteta koja je dala sliku postojećeg stanja, te da je razvijena de facto strategija i akcioni plan za naredni period sa jasnim preporukama, prioritetima i procjenom troškova, baziranom na relevantnim informacijama. Značaj ovog pristupa leži u činjenici da analiza obuhvata ne samo IT, nego sve relevantne organizacione i eksterne aspekte koji utiču na rad i razvoj, te se zasniva na 9 stubova:
Set alata za planiranje digitalne transformacije, koji danas i zvanično predstavljamo, sastoji se od tri dijela: priručnik za provođenje analize digitalne spremnosti, standardizovanog upitnika za provođenje analize, te priručnika za pripremu Mape puta. Svi ovi dokumenti zamišljeni su kao pomoć i smjernice za provođenje priprema za planiranje digitalne transformacije, te kao takvi mogu biti korišteni u cijelosti, djelimično, te za bilo koji obim analize. S obzirom da proces provođenja analize i pripreme Mape puta može biti jako zahtjevan i kompleksan (u zavisnosti od veličine organizacije i uključenih resursa), provođenje može biti facilitirano uz podršku eksternih eksperata (način na koji smo radili pilot intervencije), ili u potpunosti interno, od odgovarajuće radne grupe definisane od organizacije.
Set alata je zamišljen za korištenje isključivo kao neobavezne smjernice, i kao podrška redovnom strateškom i budžetskom planiranju organizacija. Kroz projekat „Digitalna Transformacija u javnom sektoru u BiH“ namjeravamo nastaviti pružati podršku partnerima u provođenju ovog procesa, te u isto vrijeme i raditi na jačanju kapaciteta i kompetencija državnih službenika za upravljanje i koordinaciju ovog procesa. Naša vizija jeste da proces procjene i planiranja digitalne transformacije postane standardna praksa, a zaposlenici u potpunosti kapacitirani za koordinaciju i proviđenje procesa vlastitim snagama.
Nadamo se da ćete Set alata za planiranje digitalne transformacije naći korisnim i primjenjivim u praksi, u bilo kom obimu za koji se odlučite. Provođenje ovog procesa zasigurno će biti od značaja za bilo koju organizaciju, a pogotovo jedinice lokalne samouprave, prvenstveno sa aspekta sagledavanja vlastitih potreba i prioriteta, a onda i kao argumentacija za planiranje budžetskih sredstava i eventualne donatorske podrške. Snažno vjerujemo u pretpostavku da je kvalitetna priprema, analiza, i planiranje temelj i nezaobilazan uslov na putu ka vladi digitalnog doba.
